Datenschutzerklärung

Stand: 8. Oktober 2026

Diese Erklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung der App „Abholprotokoll“ und dieser Webseite verarbeitet werden, wozu das geschieht und welche Rechte Sie haben.

1. Wer ist verantwortlich?

Für die Daten in Aufträgen: Ihr Abschleppdienst

Abholprotokoll wird von Abschleppdienstleistern (im Folgenden „Mandanten“) für ihre Einsätze genutzt. Für die Daten, die in einem Auftrag erfasst werden (Fahrzeugscheine, Angaben zu Halter und Fahrer, Fotos, Unterschriften, Protokolle), ist der jeweilige Mandant Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir, der Anbieter der App, verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, auf Grundlage eines Vertrags mit dem Mandanten und nach dessen Weisungen.

Wenn Sie Betroffener sind, zum Beispiel als Fahrzeughalter oder Fahrer in einem Einsatz, wenden Sie sich mit Anfragen zu diesen Daten bitte zuerst an den Abschleppdienst, der den Einsatz durchgeführt hat. Der Mandant entscheidet über Ihre Anfrage; wir unterstützen ihn dabei nach Art. 28 DSGVO.

Für Webseite, Kontaktanfragen und Kontoverwaltung: wir selbst

Für den Betrieb dieser Webseite, für Kontaktanfragen sowie für die Verwaltung von Benutzerkonten (Anlage, E-Mail-Bestätigung, Einladungen) sind wir selbst Verantwortliche:

[Firmenname]
[Anschrift]
E-Mail: [E-Mail]

Datenschutzkontakt: datenschutz@abholprotokoll.de [Datenschutzbeauftragter, falls benannt: Name und Kontaktdaten]

2. Welche Daten werden verarbeitet?

Benutzerkonto

• Benutzername, der zugleich Ihre E-Mail-Adresse ist,
• Ihr Passwort, das nicht im Klartext, sondern nur als Prüfwert (Hash) gespeichert wird,
• Ihre Rolle (zum Beispiel Administrator oder Mitglied) und die Zuordnung zu Ihrem Mandanten,
• Angaben zum Betrieb des Mandanten: Firmenname, Anschrift, Betriebsnummer, Bundesland,
• bei Einladungen: die eingeladene E-Mail-Adresse, die Rolle, wer eingeladen hat sowie Zeitpunkte von Einladung und Annahme.

Auftragsdaten

• Fahrzeugschein: das Foto des Dokuments und die daraus ausgelesenen Angaben, insbesondere Name und Anschrift des Halters, Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN) und weitere Fahrzeugdaten.
• Angaben zum Fahrer: wenn der Fahrer mit einem Ausweis erfasst wird, werden Name, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift aus der Ausweisrückseite übernommen. Die übrigen Zeilen des Ausweises werden nicht weitergegeben.
• Fotos des Fahrzeugs und des Einsatzes,
• Unterschriften, die auf dem Display gezeichnet werden,
• Einsatzangaben wie Pannenort, Straße, Status des Auftrags und die je nach Auftraggeber vorgesehenen Protokollfelder,
• das daraus erzeugte Protokoll als PDF.

Standort (optional)

Wenn Sie es erlauben, ermittelt die App den Gerätestandort einmalig, um den Pannenort und die Straße vorzuschlagen. Die App verfolgt Ihren Standort nicht fortlaufend und nicht im Hintergrund. Die Koordinaten werden nicht von uns gespeichert. Um daraus eine Adresse zu machen, sendet Ihr Gerät die Koordinaten an den Kartendienst OpenStreetMap Nominatim (siehe Abschnitt 4). Ohne Standortfreigabe können Sie den Pannenort von Hand eintragen.

Kamera und Fotos

Die App fragt die Berechtigung für die Kamera an, um den Fahrzeugschein und das Fahrzeug zu fotografieren, und für die Fotomediathek, damit Sie bereits vorhandene Bilder auswählen können. Beides wird nur für diesen Zweck genutzt.

Technische Daten

Bei jeder Verbindung zum Server fallen technisch bedingt Verbindungsdaten an, zum Beispiel Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Funktion. Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche. [Umfang und Dauer der Server-Logs prüfen und eintragen]

Auf Ihrem Gerät

Zwischenstände eines laufenden Auftrags (Entwürfe) können bis zum Abschluss lokal auf Ihrem Gerät liegen. Unterschriften und Bilder bleiben bis zum Abschluss des Auftrags auf dem Gerät und werden dann an den Server übertragen.

Was nicht stattfindet

Die App enthält keine Werbung, kein Tracking, keine Analyse- oder Absturzberichts-Dienste von Drittanbietern und erstellt keine Nutzerprofile. Es werden keine Daten zu Werbezwecken weitergegeben.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck	Rechtsgrundlage
Erstellung, Verwaltung und Dokumentation von Abhol- und Übergabeprotokollen für den Mandanten (Auftragsdaten)	Verarbeitung im Auftrag und nach Weisung des Mandanten (Art. 28 DSGVO). Der Mandant stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.
Bereitstellung des Benutzerkontos, Anmeldung, E-Mail-Bestätigung, Einladungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsverhältnis), soweit der Mandant das Konto bestellt hat, in seinem Auftrag
Sicherer Betrieb, Fehlersuche, Schutz vor Missbrauch	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb)
Standortvorschlag für den Pannenort	[Rechtsgrundlage prüfen: Art. 6 Abs. 1 lit. a, b oder f DSGVO sowie Zuordnung der Verantwortlichkeit für die Abfrage bei Nominatim]
Beantwortung von Anfragen an uns	Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO

4. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Soweit sie Auftragsdaten verarbeiten, geschieht dies nur auf Grundlage entsprechender Verträge.

• Hosting auf eigenem Server. Die Anwendung, die Datenbank und die gespeicherten Dateien liegen auf einem von uns betriebenen Server in [Standort/Land].
• Texterkennung (OCR) auf eigener Infrastruktur. Die Erkennung von Fahrzeugschein und Ausweis läuft auf unserem eigenen Server mit den Programmen PaddleOCR und Ollama. Ein sprachmodellgestützter Schritt läuft ebenfalls dort. Es werden keine Dokumente an externe Cloud-OCR- oder KI-Dienste übermittelt.
• Resend (E-Mail-Versand). Für Bestätigungs- und Einladungs-E-Mails nutzen wir den Dienst Resend. Dabei werden die Empfängeradresse, der Betreff und der Inhalt der E-Mail (zum Beispiel Name des Mandanten und des Einladenden sowie ein Link) übermittelt. [Anbieter, Sitz und Auftragsverarbeitungsvertrag ergänzen]
• OpenStreetMap Nominatim (Adresssuche aus Koordinaten). Nur wenn Sie den Standort freigeben: Ihr Gerät sendet die ermittelten Koordinaten und, technisch bedingt, Ihre IP-Adresse direkt an nominatim.openstreetmap.org, den Dienst der OpenStreetMap Foundation. Zurück kommt ein Adressvorschlag. [Betreiber, Sitz und Garantien ergänzen; Hinweis auf Datenschutzhinweise von OpenStreetMap prüfen]
• IONOS (Domain, DNS und Weiterleitung des Datenverkehrs). Die Domain und ihre DNS-Einträge verwaltet die IONOS SE (Montabaur, Deutschland). Der Datenverkehr zur Webseite und zur App läuft über einen bei IONOS in Deutschland gemieteten Server, der die verschlüsselten Verbindungen an unseren eigenen Server weiterreicht. Die Verschlüsselung (TLS) endet erst auf unserem eigenen Server; IONOS kann den Inhalt der Anfragen deshalb nicht einsehen, verarbeitet aber technisch bedingt Verbindungsdaten wie die IP-Adresse und den Zeitpunkt der Verbindung. [Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit IONOS ergänzen]

Weitere Empfänger sind die Mandanten selbst, deren Benutzer die Auftragsdaten des Mandanten einsehen können, sowie Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

5. Übermittlung in Drittländer

Soweit Dienstleister ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums haben oder dort Daten verarbeiten, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau durch geeignete Garantien sicher. [Je Dienstleister angeben: Angemessenheitsbeschluss, EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO)]

6. Speicherdauer

Die Dauer der Speicherung von Auftragsdaten (Fahrzeugscheine, Fotos, Unterschriften, Protokolle) bestimmt der Mandant als Verantwortlicher. Wir speichern diese Daten, solange der Mandant sie benötigt, und löschen sie auf dessen Weisung oder nach Vertragsende.

• Auftragsdaten und Protokolle: [Löschfrist Uploads/Protokolle: X Monate bzw. Regelung im Vertrag mit dem Mandanten]
• Benutzerkonto: bis zur Löschung des Kontos bzw. bis zum Ende des Vertrags mit dem Mandanten, [Frist für anschließende Löschung: X Tage]
• Einladungen: Links sind 7 Tage gültig und können nur einmal verwendet werden. [Aufbewahrungsdauer der Einladungsdatensätze: X]
• Server-Logs: [Löschfrist Server-Logs: X Tage]
• Datensicherungen (Backups): [Backup-Rhythmus und Aufbewahrungsdauer; Löschung in Backups nach spätestens X Tagen]

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

7. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3), zum Beispiel der Standortfreigabe in den Einstellungen Ihres Geräts.

Betreffen Ihre Anfrage Auftragsdaten, richten Sie sie bitte an den Abschleppdienst, der den Einsatz durchgeführt hat (siehe Abschnitt 1). In allen anderen Fällen erreichen Sie uns unter datenschutz@abholprotokoll.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel am Ort Ihres Aufenthalts oder Ihres Arbeitsplatzes. Für uns zuständig ist [zuständige Aufsichtsbehörde mit Anschrift].

8. Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die Angabe Ihrer Anmeldedaten ist nötig, um die App zu nutzen. Auftragsdaten werden erfasst, weil sie für das Protokoll erforderlich sind. Standort, Kamera und Fotos sind Berechtigungen, die Sie jederzeit in den Geräteeinstellungen steuern können. Ohne Kamera ist ein Scan nicht möglich.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die Texterkennung liefert Vorschläge, die der Fahrer vor der Übernahme prüft und korrigiert.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Daten zu schützen. Dazu gehören eine verschlüsselte Übertragung zwischen App und Server, eine strikte Trennung der Daten und Zugriffe je Mandant, signierte Zugangstoken und die Speicherung von Passwörtern als Hash. [Weitere Maßnahmen nach Abstimmung mit dem Sicherheitskonzept ergänzen]

10. Diese Webseite

Diese Webseite setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und lädt keine Schriften, Skripte oder sonstigen Inhalte von Drittanbietern nach. Es werden keine Daten über Ihr Surfverhalten erhoben.

Beim Aufruf übermittelt Ihr Browser technisch bedingt Daten an den Server (zum Beispiel IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp). Diese Daten verarbeiten wir auf unserem eigenen Server und, für die Weiterleitung der Verbindung, bei IONOS (siehe Abschnitt 4), um die Seite auszuliefern und sicher zu betreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Speicherdauer: [Dauer der Logfiles festlegen].

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO) und löschen sie, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 8. Oktober 2026